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IHRE UNABHÄNGIGE COMPLIANCE FUNKTION
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IHRE UNABHÄNGIGE COMPLIANCE FUNKTION

Werte schaffen

Als Unternehmer ist das Ihr Hauptziel. Ein guter Ruf ist eine der Voraussetzungen dafür. Sie verhalten sich im Einklang mit allen anwendbaren Gesetzen, Regeln und Vorgaben: dann haben Sie die Sicherheit, dass Ihr Ruf und Ihre Werte erhalten bleiben und sich vermehren.

Ich helfe Ihnen, die anwendbaren Gesetze zu kennen. Ich informiere Sie rechtzeitig über neue und sich verändernde Gesetze und Regeln. Ich erkenne und bewerte mit Ihnen die Risiken, die sie für Ihr Unternehmen darstellen. Ich schlage Ihnen die geeigneten und angemessenen Massnahmen vor, die zur Einhaltung dieser Vorgaben und zur Kontrolle der Risiken notwendig sind.

Ich helfe Ihnen, die Massnahmen umzusetzen, schneide sie auf Ihre Geschäftsabläufe zu und füge sie in diese ein. Dort, wo sie mehrere oder alle Mitarbeitenden betreffen, führe ich die Massnahmen mit Ihnen zusammen durch, z.B. Schulungen, Bereitstellen von Informationsquellen, Kontrollmechanismen und Beobachtungen.

Damit kann ich als Ihr Berater oder Ihre Compliance Funktion wesentliche Beiträge zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten:

Mit effizientem und zielgerichtetem Mangement der auf Sie anwendbaren Gesetze und Regulierungen und der damit verbundenen Risiken verhelfe ich Ihrem Unternehmen zu einer robusten Compliance-Kultur.

Mit einer guten Compliance-Kultur und einem wirkungsvollen Compliance-Management stärken Sie das Vertrauen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden, Banken und Investoren. Sie steigern damit die Reputation und den Wert Ihres Unternehmens. Nutzen Sie diesen Wettbewerbsvorteil.

Auch als kleineres oder mittleres Unternehmen (KMU) stehen Sie vor einer Vielzahl sich rasch ändernder haftungsrechtlicher und wirtschaftlicher Risiken, die durch ein entsprechendes Compliance-Management frühzeitig erkannt und verhindert werden können.

Als externe Compliance Funktion offeriere ich Ihnen das Konzept, die Verbesserung und die Einführung Ihres massgeschneiderten Compliance-Management-Systems und helfe Ihnen damit, die Sicherheit und den Wert Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Insbesondere einige der folgenden Themen könnten Sie betreffen:

Das Bestechen von privaten Wirtschaftspartnern sowie die Bestechung von Beamten ist in der Schweiz – wie in der EU – strafbar:

Als Unternehmen können Sie in der Schweiz angeklagt und mit einer Busse von bis zu CHF 5 Mio. bestraft werden, wenn Sie nicht alle zumutbaren und erforderlichen organisatorischen Vorkehren getroffen haben, um eine solche Straftat zu verhindern (Art. 102 StGB).

  • Wissen Ihre Mitarbeitenden, was sie mit Kunden und Lieferanten, Beamten und Behörden austauschen können, ohne dass Ihr Unternehmen Gefahr läuft, wegen Bestechung und Korruption zur Verantwortung gezogen zu werden?
  • Wissen Ihre Mitarbeitenden im Ausland, dass dort schweizerisches Recht oder das Recht eines EU-Staates anwendbar sein kann? Und dass Ihre Mitarbeitenden bzw. Ihr Unternehmen hier zur Verantwortung gezogen werden können?
  • Haben Sie Massnahmen zur Verhinderung von Bestechung und Korruption getroffen? Sind diese dokumentiert? Haben Sie darüber die allfällige Übersicht?

Als Unternehmen arbeiten Sie mit unzähligen Personendaten von Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern etc. Datenschutzgesetze verlangen, dass Personendaten speziell geschützt werden und enthalten zahlreiche Anforderungen für den wirksamen Schutz von Personendaten.

  • Wissen Ihre Mitarbeitenden, was Personendaten sind?
  • Wissen sie über die Anforderungen Bescheid?
  • Wissen Sie, wo Sie welche Personendaten bearbeiten und speichern?
  • Haben Sie die Instrumente zur Hand, um die Personendaten wirksam zu schützen?
  • Wissen Sie, was zu tun ist, wenn betroffene Personen oder Aufsichtsbehörden Auskunft verlangen?
  • Haben Sie eine betriebliche Datenschutzverantwortliche oder einen betrieblichen Datenschutzverantwortlichen bezeichnet?
  • Sammeln Sie Daten, die beim Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten registriert werden müssen?

Ich helfe Ihnen die Anforderungen für einen guten Datenschutz zu identifizieren. Ich überprüfe, ob Ihre Prozesse mit Personendaten die Anforderungen erfüllen. Zusätzlich empfehle ich Ihnen weitere oder bessere Massnahmen, wo es angebracht ist.

Ich kann für Sie als betrieblicher Datenschutzverantwortlicher (den Sie in gewissen Fällen gemäss Art. 11a DSG haben müssen) unabhängig die betriebsinterne Einhaltung der Datenschutzvorschriften überwachen sowie ein Verzeichnis der Datensammlungen erstellen und pflegen. Diese Dienstleistung schliesst den Kontakt zu den Datenschutzbehörden auf lokaler und auf Bundesebene ein.

Als Unternehmen sind Sie im freien Markt tätig und profitieren in vielfältiger Weise von der Wirtschaftsfreiheit. Die Einhaltung der Regeln des Wettbewerbsrechts und der Lauterkeit gewährleisten Ihren Erfolg auf dem freien Markt.

  • Wissen Ihre Mitarbeitenden, was sie zu beachten haben, wenn sie auf dem Markt auftreten?
  • Ist ihnen klar, was erlaubt und was verboten ist, wenn sie mit Vertretern Ihrer Konkurrenten zusammentreffen?
  • Wissen Sie, was bei gemeinsamen Projekten und Zusammenarbeit mit Konkurrenten zu beachten ist?
  • Wissen Sie, dass die Wettbewerbsregeln jedes Landes auf Sie anwendbar sein können, auf dessen Märkten sich Ihr Marktverhalten auswirkt?

Klarheit in diesen Bereichen, für alle verständliche Verhaltensregeln und rechtzeitige, klare Beratung im Einzelfall fördern die Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie.

Regelmässig werden Verbote erlassen oder erneuert, mit bestimmten Staaten oder bestimmten Personen Geschäfte zu tätigen. Solche  Handelssanktionen werden z.B. von der Schweiz, der EU und ihren Mitgliedsländern oder den USA erlassen und durchgesetzt.

  • Kennen Sie die auf Ihr Geschäft anwendbaren Handelssanktionen?
  • Sind Sie über die laufenden Neuerungen und Änderungen dieser Sanktionen informiert?
  • Wissen Sie und Ihre Mitarbeitenden, was Sie tun müssen, wenn ein Geschäft zur Diskussion steht, das von Handelssanktionen betroffen sein könnte?

Ist der Handel mit Wertpapieren, Effekten, Energie oder Rohstoffen an einer Börse oder ausserhalb einer Börse Teil Ihrer Geschäftstätigkeit? Sind Ihre Aktien an einer Börse kotiert?

Wissen Sie Bescheid über die Regeln und Anforderungen des jeweiligen Börsenplatzes und der zuständigen Rechtsordnungen?

Zunehmende Regulierungen aus verschiedensten Quellen sind auf solche Handelstätigkeiten anwendbar. Einige Stichworte: Börsengesetz (BEHG), Finanzmarktinfrastrukturgesetz (FinfraG), Entwurf Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG), Entwurf Finanzinstitutsgesetz (FINIG), EU Richtlinien über Märkte für Finanzinstrumente (MiFID 2), EU-Richtlinie 2014/91/EU (UCITS), Europäische Regeln über Derivative Finanzinstrumente (EMIR) oder über die Integrität und Transparenz des Energiegrosshandelsmarkts (REMIT).

Falls Sie an der Börse kotiert sind, haben Sie eine Übersicht über die Anforderungen der Börse (Kotierungsreglement), der Börsenaufsicht und der Finanzmarktaufsicht Finma? Sind Sie vertraut mit den Richtlinien zur Rechnungslegung und Corporate Governance?

Haben Sie Massnahmen eingeführt, um Insiderhandel und  Marktmissbrauch durch Mitarbeitende und Dritte zu verhindern, die relevante Informationen über Ihre an Börsen gehandelten Produkte oder Ihr eigenes kotiertes Unternehmen besitzen? Haben Sie die Prozesse für die Sicherstellung der Mitteilungspflichten eingeführt?

Nicht nur Finanzdienstleister, auch Unternehmen anderer Branchen sind diesen Risiken ausgesetzt.

  • Sind Sie und Ihre Mitarbeitenden über die Risiken in diesem Bereich informiert?
  • Haben Sie die Instrumente zur Kontrolle dieser Risiken zur Hand?

Eine gute Compliance-Kultur, gezielte Kontrollmassnahmen und weitere Instrumente helfen Ihnen, internen Betrug und weitere interne Kriminalität zu verhindern.

Sind Sie sicher, dass Ihre Geschäftsdokumente ordnungsgemäss aufbewahrt werden?

Ist Ihr Aufbewahrungs- und Dokumentenmanagement-Prozess effizient? Haben Sie die notwendigen Massnahmen eingeführt, damit keine wesentlichen Dokumente verloren gehen oder gelöscht werden?

Sind Sie oder Ihre Mitarbeitenden in der Lage, unwesentliche, unnötige und nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente zu löschen oder zu vernichten, damit keine unnötigen Informationen aufbewahrt werden und Sie ihre Speicher- und Archivressourcen schonen?

Es ist Ihr ureigenes Interesse als Unternehmer, dass Ihre geschäftlichen Entscheidungen in Ihrem Unternehmensinteresse und frei von Fremdinteressen getroffen werden. Nur so stellen Sie sicher, dass diese Entscheide den beabsichtigten Mehrwert schaffen.

  • Wissen Sie über die Interessenbindungen der Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen Bescheid?
  • Sind Sie in der Lage, bei Konflikten richtig zu handeln?
  • Können Sie vermeiden, dass Fremdinteressen Ihre Entscheidungen unsachlich beeinflussen?

Viele Branchen und Geschäftstätigkeiten unterstehen speziellen Aufsichtsbehörden. Einige generelle Aufsichtsstellen wie Industrie- und Arbeitsämter, Preisüberwacher, Datenschutzbehörden oder die SUVA können Unternehmen überwachen und sanktionieren.

  • Haben Sie ein Inventar der für Ihr Unternehmen zuständigen  Aufsichtsbehörden zur Hand?
  • Haben Sie in Ihrem Unternehmen verantwortliche Ansprechpartner für diese Behörden bezeichnet?

Viele Behörden können bei Ihnen überraschend eine Hausdurchsuchung oder kurzfristig bzw. gar nicht angekündigte Inspektionen durchführen.

  • Haben Sie für die richtige Handhabung einer Hausdurchsuchung vorgesorgt?
  • Ist sichergestellt, dass alle relevanten Mitarbeitenden wissen, wie sie sich verhalten sollen?
  • Haben Sie Vorkehrungen getroffen, dass die richtigen Personen rechtzeitig informiert und mobilisiert werden, wenn eine Behörde an Ihre Türe klopft?
  • Transparenz
    Transparenz gewinnt in allen Geschäftsbereichen zunehmend an Bedeutung insbesondere bei Preisgestaltung und Kommissionierung von Zwischenhändlern und Vermittlern. Konsumenten und Aufsichtsbehörden werden in dieser Hinsicht immer anspruchsvoller. Ich helfe Ihnen, Ihre diesbezüglichen Praktiken zu analysieren undLücken zu erkennen und schlage Ihnen Verbesserungsmassnahmen vor.
  • Öffentliche Ausschreibungen
    • Nehmen Sie an öffentlichen Ausschreibungen teil? Dann ist es oft nützlich zu belegen, was Sie für Compliance tun und getan haben.
    • Eine klare und saubere Dokumentation Ihrer Aktivitäten, Ihr Compliance-Programm, Compliance-Berichte und weitere Informationen nützen Ihnen dabei.
    • Ich berate Sie bei der Erhebung der relevanten Informationen und Dokumente und kann damit zu Ihrem Erfolg in solchen Verfahren beitragen.
  • Compliance Due Diligence bei privaten Geschäftsbeziehungen
    • Ähnlich wie in öffentlichen Ausschreibungen werden auch bei privaten Geschäftsbeziehungen immer öfter konkrete Angaben und Belege über Compliance-Themen verlangt.
    • Auch Sie haben ein Bedürfnis, von Ihren Lieferanten und Dienstleistern entsprechende Zusagen und Belege zu verlangen.
    • Ich unterstütze Sie in beiden Fällen.

Wollen Sie sicherstellen, dass die Gesetze und Regulierungen in Ihrem Unternehmen ernst genommen und eingehalten werden, so brauchen Sie eine gute Compliance-Kultur. Diese kann nur entstehen, wenn sie auf höchster Stufe täglich vorgelebt und mit konkreten Handlungen unterlegt wird.

  • Sind Sie sicher, dass in Ihrer Unternehmung eine gute Compliance-Kultur herrscht?
  • Was haben Sie in letzter Zeit getan, um die Compliance-Kultur zu fördern?
  • Sehen Ihre Mitarbeitenden in Ihnen ein Vorbild, wenn es um die Respektierung und Einhaltung der Regeln geht?

Als Aussenstehender kann ich Ihre Compliance-Kultur beurteilen und Ihnen Handlungen und Verhaltensweisen empfehlen, die eine gute Compliance-Kultur fördern.

Kernelement einer funktionierenden Compliance-Kultur ist der  Verhaltenskodex.

Sie haben in Ihrem Unternehmen keinen Verhaltenskodex?

  • Bestimmt verfügen Sie über zahlreiche interne ethische Erwartungen und Verhaltensstandards in Arbeitsverträgen, internen Weisungen und anderen Dokumenten.
  • Ich helfe Ihnen, diese Standards zu konsolidieren und zentral zu dokumentieren. Ich weise Sie auf Lücken hin und helfe Ihnen, einen attraktiven und auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Verhaltenskodex zusammenzustellen.

Sie haben bereits einen Verhaltenskodex?

  • Ist er aktuell und vollständig?
  • Deckt er alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens sowie Ihrer Stakeholder ab?
  • Ist Ihr Verhaltenskodex allen Mitarbeitenden zugänglich?
  • Kennen Ihre Mitarbeitenden den Verhaltenskodex?
  • Was haben Sie im letzten Jahr unternommen, um seine Bekanntheit zu fördern?

Zum Compliance-Programm gehört die regelmässige Überprüfung und Aktualisierung des Verhaltenskodex. Teil einer guten Compliance-Kultur sind regelmässige und dokumentierte Aktivitäten zur Förderung des Kodex. Dazu gehört insbesondere der “Tone at and from the top”.

Ich unterstütze Sie als Geschäftsführer in diesem Bereich und helfe Ihnen, Ihre Verantwortung für die Compliance-Kultur zu erkennen, zu verstehen und wahrzunehmen.

Aus externer Perspektive kann ich Ihnen die Sicherheit geben, dass Sie das Notwendige tun für eine gute Compliance-Kultur, und Ihnen Ratschläge für Verbesserungen unterbreiten.

Eine gute Compliance-Kultur ermutigt Mitarbeitende dazu, auf Risiken, mögliche und bereits eingetretene Gesetzes- und Regelverletzungen hinzuweisen und sie zu melden. Zudem sollte in Ihrem Unternehmen ein Klima herrschen, in dem solche Meldungen ernst genommen und richtig behandelt werden.

  • Haben Sie ein Klima in Ihrer Unternehmung, in dem sich die Mitarbeitenden wohl fühlen, wenn sie auf Regelverletzungen hinweisen?
  • Gibt es für Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, an eine unabhängige Stelle zu melden?
  • Können Ihre Mitarbeitenden anonyme Meldungen machen?
  • Verfügen Sie über einen Prozess, der sicherstellt, dass meldende Mitarbeitende nicht benachteiligt werden?

Ich evaluiere und beurteile Ihre bestehende Kultur und Infrastruktur in diesem Bereich. Ich berate Sie bei der Einführung eines Meldewesens und kann Ihnen auch eine externe Anlaufstelle zur Verfügung stellen, an die Ihre Mitarbeitenden Meldungen richten können. Zudem führe ich für Sie Untersuchungen durch, wenn Verletzungen oder Abweichungen gemeldet werden, unter Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten.

Sind Sie über die Compliance-Risiken (die Risiken, dass in Ihrem Unternehmen Gesetze oder Regulierungen verletzt werden) informiert? Haben Sie sie unter Kontrolle?

Das Erkennen und Kontrollieren der Risiken ist eine Kernverantwortung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrates (economiesuisse, Swiss Code of Best Practice Ziff. 20 und 21). Die Compliance-Risiken sind Teil der strategischen Geschäftsrisiken Ihres Unternehmens.

Ich helfe Ihnen, die Compliance-Risiken in Ihrem Unternehmen zu erkennen, zu dokumentieren und zu bewerten. Dasselbe gilt auch für allfällige Kontrollmechanismen. Zudem kann ich Ihnen helfen, einen Risikomanagementprozess für diese Risiken sowie für die übrigen Geschäftsrisiken zu erstellen. Besteht bereits ein Risikomanagementprozess, empfehle ich Ihnen, die Compliance-Risiken und Kontrollen in Ihre bestehenden Risikomanagementprozesse einzufügen, und helfe Ihnen dabei.

  • Haben Sie eine Übersicht über die auf Ihr Unternehmen anwendbaren Gesetze, Verordnungen und Regulierungen?
  • Werden Sie zeitgerecht informiert über neue Gesetze und Regeln sowie über Änderungen?

Ich stelle Ihnen einen Katalog der auf Sie anwendbaren Gesetze, Verordnungen und Regulierungen zusammen und informiere Sie regelmässig über Neuerungen.

Die Massnahmen, die Sie durchführen, werden von mir klar dokumentiert und bilden Ihr jährliches Compliance-Programm. Damit können Sie belegen, dass Sie Ihre Pflichten auch in diesem Bereich ernst nehmen. Die einzelnen Compliance-Tätigkeiten werden aufgrund des Programms vereinbart und durchgeführt.

Bestimmt verfügen Sie über Qualitätsmanagmentsysteme und interne Kontrollen sowie ISO und andere Zertifikate. Diese verlangen in der Regel ein Risikomanagement, ein Gesetzesinventar, eine Übersicht über die Kontrollen und weitere Dokumente und Aktivitäten.

  • Haben Sie die Aktivitäten und Dokumente für die verschiedenen Systeme vereinheitlicht?
  • Sind Ihre Abläufe in diesem Bereich konsolidiert, so dass sie möglichst effizient und einfach durchgeführt werden können?
  • Sind die relevanten Anforderungen und Kontrollen verständlich für die betroffenen Mitarbeitenden und mit Ihren Geschäftsabläufen verzahnt?

Ich koordiniere und vereinheitliche alle Aktivitäten Ihres Unternehmens für Ihre diversen Zertifikate und Standards. Das verhindert kostenintensive Bürokratie und Doppelspurigkeiten. Gleichzeitig fördern Konsolidierung und Vereinfachung die Akzeptanz der Aktivitäten bei den Mitarbeitenden.

Transparenz schafft Vertrauen und steigert den Wert Ihres Unternehmens. Indem Sie regelmässig konkrete Informationen über Ihre Tätigkeiten im Compliance-Bereich gegen aussen an Medien, Investoren oder Kunden berichten, schaffen Sie nachhaltig und glaubwürdig  Transparenz. Ich helfe Ihnen im Hinblick auf Ihren Geschäftsbericht oder separate interne oder externe Berichte, die relevanten Informationen zusammenzustellen, und erstelle die entsprechenden Texte, Grafiken und Übersichten.

Wenn Compliance-Risiken eintreten, Gesetze, interne Regeln und Massnahmen gebrochen oder missachtet werden, führe ich für Sie die Untersuchungen und Abklärungen durch.

Ich erstatte entsprechende Berichte und empfehle Ihnen die geeigneten Milderungs- und Verbesserungsmassnahmen.

Sie haben bereits eine Compliance Funktion?

Als unabhängiger externer Berater gebe ich Ihnen eine objektive Sicht auf Ihre Compliance Funktion sowie auf das Compliance-Programm Ihres Unternehmens. Als Sparring-Partner und Dienstleister kann ich für Ihre Compliance Funktion einzelne Projekte durchführen oder gemeinsam mit ihr Ideen, Anregungen und Instrumente für eine lebendige und effiziente Durchführung des Compliance-Programms entwickeln und umsetzen.

Sie haben keine Compliance Funktion?

Als Ihre unabhängige, externe Compliance Funktion entwickle ich in enger Abstimmung mit Ihnen das jährliche Compliance-Programm. Aus den darin formulierten Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Geschäfts ergeben sich meine Tätigkeiten für Sie. Ich stehe Ihnen mit allen hier beschriebenen Dienstleistungen zur Verfügung.